Praca grupowa jest niezbędna w przedsiębiorstwach szczególnie przy realizowaniu różnego rodzaju projektów . Czasami „praca grupowa” oznacza możliwość wspólnego planowania zadań przy użyciu poczty elektronicznej i kalendarza, ale dopiero przy użyciu nowoczesnych programów komputerowych menedżerowie mogą efektywnej zorganizować pracę, sprawniej delegować zadania a w efekcie wykonać założenia projektu w odpowiednim terminie . Wybierając aplikację do pracy grupowej należy przeanalizować swoje potrzeby i sprawdzić , czy aplikacja zawiera moduły , które umożliwią ich zaspokojenie.

Koordynujący pracę przydziela każdemu, kto bierze udział w pracy grupowej login i hasło umożliwiające dostęp do aplikacji i jej modułów, przyznaje ściśle określone uprawnienia a także przydziela zadania do wykonania . Dzięki narzędziom służącym do pracy grupowej możliwa jest także komunikacja internetowa pomiędzy osobami biorącymi udział w projekcie poprzez fora dyskusyjne, czaty oraz system komentarzy. Koordynujący pracę grupową ma natomiast możliwość generowania zestawień określających zaawansowanie prac, czas pozostający do wykonania projektu i ocenę aktywności wszystkich pracowników . Możliwa jest także archiwizacja danych i ich dalsza analiza.